Welke fouten in je partijregistratie komen het vaakst voor en hoe voorkom je ze?

Bijna geen enkele makerij heeft een partijadministratie die volledig klopt. Dat komt zelden door onwil en bijna altijd door een handvol gewoontes die jarenlang goed lijken te gaan. Hieronder staan de fouten die het vaakst terugkomen, per moment in de keten, met telkens de kleine ingreep die ze onschadelijk maakt.

Waarom een gat in je partijboek pas opvalt als het te laat is

Een fout in een partijregistratie geeft geen alarm. De kaas rijpt gewoon door, het bier gist gewoon uit en de potten gaan gewoon de deur uit. Pas als je een keten moet aantonen, blijkt dat er ergens een schakel ontbreekt en dat je die niet meer kunt reconstrueren.

Dat is de reden dat administratieve fouten zich opstapelen. Ze worden nooit gecorrigeerd door de dagelijkse praktijk. Wie zich niet af en toe dwingt om een willekeurige partij helemaal na te lopen, ontdekt de gaten op het slechtst denkbare moment.

Handig is om de fouten te sorteren naar het moment waarop ze ontstaan: bij de aanvoer, tijdens de productie, bij het etiketteren en verzenden, en in de administratie zelf. Elk moment kent zijn eigen zwakke plek.

Fouten bij de aanvoer van grondstoffen

De keten begint bij de zak, het vat of de emmer die op je vloer wordt gezet. Wat je daar mist, kun je verderop nergens meer inhalen.

Het nummer van de leverancier niet overnemen

De meest voorkomende fout is dat een makerij wel noteert dat er meel, mout, melk of suiker binnenkwam, maar niet welke partij dat precies was. Zonder het partijnummer van je leverancier heb je een boekhoudkundige regel en geen traceerbaarheid.

Noteer het nummer zoals het op de verpakking staat, met dezelfde tekens en dezelfde volgorde. Verzin er geen eigen versie van en kort niets af. Ontbreekt het nummer op de verpakking, dan staat het bijna altijd op de pakbon of het begeleidend document; neem het dan daarvandaan over en leg dat vast bij ontvangst, niet aan het einde van de week.

Twee leveringen op één regel

Komen er in één rit twee pallets binnen uit twee verschillende partijen, dan is de verleiding groot om dat als één ontvangst te boeken. Vanaf dat moment weet je niet meer welk deel van je voorraad uit welke partij komt. Boek per partij, ook als het van dezelfde leverancier op dezelfde dag komt.

Omgepakt materiaal zonder code

Een halve zak die je overschept in een voorraadbak verliest zijn etiket en daarmee zijn identiteit. Schrijf de partijcode op de bak, met een watervaste stift of een sticker, voordat de originele verpakking in de container verdwijnt. Dit is een gewoonte van twee seconden die een hele keten redt.

Fouten tijdens de productie

In de makerij zelf gaat het mis op momenten dat je handen vol zijn en je aandacht bij het product ligt. Dat is begrijpelijk en juist daarom moet de registratie zo licht mogelijk zijn.

Het nummer achteraf uitgeven

Wie de batchcode pas aan het einde van de dag bedenkt, beschrijft een productie uit zijn geheugen. Dan verdwijnen precies de details die er later toe doen: welke zak als tweede werd aangebroken, hoe laat de temperatuur werd gecorrigeerd, hoeveel eenheden er werkelijk uitkwamen. Geef het nummer uit voordat je begint. Hoe je zo'n nummering opzet die ook over jaren heen blijft kloppen, staat in de gids over batchnummering voor een makerij.

De tweede zak die niemand opschrijft

Halverwege blijkt de eerste zak op. Er gaat een tweede open, uit een andere partij, en dat wordt niet genoteerd omdat het immers hetzelfde product is. Vanaf dat moment bevat je batch een grondstofpartij die nergens is vastgelegd. Spreek af dat elke aangebroken verpakking wordt geregistreerd, ook als het om een klein restant gaat.

Overgehevelde restanten

Wei, moer, deeg, een bodempje siroop of een halve emmer honing die meegaat naar de volgende productie koppelt twee batches aan elkaar. Wordt dat niet geregistreerd, dan lijkt de nieuwe batch schoon terwijl er materiaal in zit uit een oudere partij. Behandel restmateriaal als een grondstofpartij met een eigen herkomst en noteer uit welke batch het komt.

Het gemiste rendement

Wie niet noteert hoeveel eenheden een batch heeft opgeleverd, kan later niet aantonen dat alles is teruggehaald. Bij een terugroepactie is het aantal geproduceerde eenheden je enige controlegetal. Tel af, ook globaal, en schrijf het op.

Fouten bij etiket en verzending

Hier verlaat het product je bedrijf. Wat je op dit punt niet vastlegt, is definitief weg.

Vooruit gedrukte etiketten

Etiketten met een datum en een code die je op voorraad laat drukken, gaan bijna altijd een keer mis. Een productie schuift op, een batch valt kleiner uit en er blijft een stapel etiketten over die op de volgende partij belandt. Druk de code zo laat mogelijk, het liefst op het moment van afvullen.

Afnemers alleen in de facturatie

Veel makers weten wel aan wie ze hebben geleverd, maar niet welke batch naar welk adres ging. Een factuur vermeldt aantallen en bedragen, geen batchcodes. Zonder die koppeling moet je bij een probleem al je afnemers bellen in plaats van drie. Noteer de batchcode op de pakbon en bewaar een kopie.

De markt en de eigen winkel vergeten

Wat je zelf verkoopt op een markt of in je winkel telt ook mee. Die eenheden kun je niet terugbellen, maar je moet wel weten hoeveel er de deur uit zijn gegaan, zodat je de aantallen kunt laten kloppen en desnoods een bericht op je toonbank kunt hangen.

Geen monster achtergehouden

Een potje, een fles of een stukje uit elke batch, bewaard tot ver na de houdbaarheidsdatum, is bij een klacht vaak het enige middel om vast te stellen of er werkelijk iets mis was. Zonder monster blijft het woord tegen woord en roep je uit voorzorg te veel terug.

Fouten in de administratie zelf

De laatste categorie ontstaat niet in de makerij maar aan tafel, en is daardoor het makkelijkst te repareren.

• Twee schrijfwijzen door elkaar. De ene keer met streepje, de andere keer zonder, of een leverancier die twee namen krijgt. Bij het zoeken vind je dan de helft van je regels niet terug. Spreek één schrijfwijze af en hang die op.
• Alles in het hoofd van één persoon. Werkt de registratie alleen als jij aanwezig bent, dan valt de keten stil zodra je griep hebt. Schrijf de werkwijze op één vel en test hem met iemand anders.
• Correcties door overschrijven. Een nummer dat je verandert, is een spoor dat je uitwist. Corrigeer met een aanvullende aantekening, met datum en reden.
• Bewaren in de productieruimte. Vocht, meel en warmte slopen papier. Je administratie moet zeven jaar bewaard blijven; een schrift in de makerij haalt die termijn zelden.

De fouten in één overzicht

Fout	Wat je verliest	De ingreep
Partijnummer leverancier niet genoteerd	De richting terug in de keten	Bij ontvangst overnemen, letterlijk
Batchcode achteraf bedacht	De details van de productie	Nummer uitgeven voor je begint
Tweede zak niet vastgelegd	Een onzichtbare grondstofpartij	Elke aangebroken verpakking boeken
Afnemer niet aan de batch gekoppeld	De richting vooruit in de keten	Batchcode op de pakbon
Geen monster bewaard	Je bewijs bij een klacht	Per batch een eenheid apart zetten

Een controle van tien minuten per maand

De goedkoopste manier om gaten te vinden is een steekproef. Pak één keer per maand een willekeurige verpakking uit je eigen voorraad en beantwoord vier vragen: welke grondstofpartijen zitten hierin, wie heeft dit gemaakt en wanneer, hoeveel eenheden zijn er van deze batch gemaakt, en naar welke adressen zijn ze gegaan.

Lukt dat binnen tien minuten met de gegevens die je hebt, dan is je registratie gezond. Struikel je op één van de vier, dan weet je precies waar de gewoonte moet veranderen. Doe dezelfde oefening ook een keer andersom, vanaf een grondstofpartij naar alle batches waarin die is verwerkt. Hoe zo'n oefening doorloopt in een echte situatie, laat het stappenplan voor het terughalen van een partij stap voor stap zien.

Wat je vastlegt als je een fout vindt

Vind je een gat, herstel het dan niet stilletjes. Noteer wat er ontbrak, waarom en wat je hebt aangepast. Dat is niet alleen netjes, het maakt bij een controle ook zichtbaar dat je systeem zelfcorrigerend is. Een toezichthouder ziet liever een makerij die haar eigen fouten vindt dan een administratie die verdacht foutloos oogt.

Voorkomen is vooral: minder velden en vaste momenten

Bijna alle bovenstaande fouten hebben dezelfde oorzaak. De registratie kost op dat moment meer moeite dan de maker beschikbaar heeft. Wie het aantal in te vullen velden halveert en de invulmomenten vastlegt in de werkroutine, ziet het merendeel van de gaten vanzelf verdwijnen.

Zet daarom niet meer op je formulier dan je werkelijk gebruikt, en koppel elk invulmoment aan een handeling die je toch al doet: bij het aannemen van de levering, bij het starten van de ketel, bij het afvullen en bij het inladen. Wat aan een handeling vastzit, vergeet je niet. De controle van het etiket hoort ook bij zo'n vast moment; welke punten je daarbij langsloopt, staat in de checklist voor het etiket van een nieuwe batch.

Conclusie: repareer de gewoonte, niet het formulier

Fouten in een partijadministratie zijn zelden slordigheid en bijna altijd het gevolg van een registratie die op het verkeerde moment om aandacht vraagt. Wie de vier momenten in de keten kent en per moment één handeling toevoegt, houdt zijn keten heel zonder er meer tijd aan kwijt te zijn.

Daar is het partijboek van Batchboek op gebouwd: korte formulieren op een telefoon of tablet in de productieruimte, een verplichte koppeling tussen grondstofpartij en batch, en een zoekfunctie die in beide richtingen antwoord geeft. Wil je weten welke gaten er in jouw registratie zitten, dan loopt Jimenez Julien je keten graag een keer met je door. Beschrijf je situatie via het contactformulier en je hebt binnen twee werkdagen antwoord.