Jimenez Julien, de maker achter Batchboek

Ik bouw administratiesoftware voor kleine bedrijven en schrijf over de papieren kant van ambachtelijk werk. Batchboek is de tool die ik maakte voor makers die precies willen weten welke grondstofpartij in welke batch zit, en bij welke afnemer die batch terechtkwam.

Waarom een softwaremaker zich met kaas, bier en honing bemoeit

Mijn werk begint bijna altijd op dezelfde plek: bij een ondernemer die iets goed doet en daar een administratie omheen heeft die niet meegroeit. Bij ambachtelijke voedselmakers is dat verschil extra scherp. De productie zelf is doordacht tot op de graad nauwkeurig, terwijl de herkomst van de grondstoffen in een schrift ligt, op een leverbon in een la, of in het hoofd van degene die die ochtend stond te roeren.

Dat gaat jarenlang goed. Tot het moment dat iemand belt over een pot, een fles of een brood met een code erop, en je binnen een uur wilt weten welke partij grondstof erin verwerkt is. Op dat moment blijkt of je administratie een keten is of een verzameling losse briefjes. Batchboek is gebouwd rond dat ene moment, want alles wat je daarvoor vastlegt is uiteindelijk bedoeld om die vraag te kunnen beantwoorden.

Waar mijn kennis van dit onderwerp vandaan komt

Ik ben geen kaasmaker en doe ook niet alsof. Wat ik wel kan, is een werkproces uit elkaar halen en er een registratie omheen bouwen die klopt zonder dat iemand er een dagtaak aan heeft. Dat betekent dat ik veel tijd steek in de regels die op dit vak van toepassing zijn: EU-verordening 852/2004 en de HACCP-principes, de goedgekeurde hygienecodes waar kleine bedrijven mee mogen werken, de allergenenregels uit EU-verordening 1169/2011 met de veertien aangewezen allergenen, en het toezicht dat bij de NVWA ligt.

Daar komt de gewone ondernemersadministratie bij. De bewaarplicht van zeven jaar, facturen die de wettelijke gegevens moeten bevatten, de btw-tarieven van 21 en 9 procent en de vraag welk tarief bij welk product hoort. Een partijregistratie staat niet los van die administratie: dezelfde leverbon die je grondstofpartij bewijst, is ook de bon die je boekhouder wil zien. Wie dat een keer aan elkaar knoopt, hoeft het nooit meer twee keer te doen.

Hoe ik werk

Ik bouw klein en concreet. Eerst het gesprek: wat maak je, in welke stappen, wat komt er binnen en wat gaat eruit. Daarna een opzet die je op een telefoon kunt invullen met natte handen, want een registratie die je pas 's avonds achter de computer doet, is een registratie die je op drukke dagen overslaat. Pas als dat werkt komen de rapportages, de etiketten en het uitdraaien van een dossier.

Wat ik schrijf volgt dezelfde lijn. Geen stukken vol beloftes, maar uitleg die je meteen in je eigen werkruimte kunt toepassen. Als iets wettelijk verplicht is, staat erbij welke regel dat zegt. Als iets een keuze is, staat erbij dat het een keuze is. En als een voorbeeld verzonnen is om iets duidelijk te maken, dan noem ik het een voorbeeld en geen klantverhaal. Mijn naam staat als directeur van de publicatie onder deze site, en dat betekent dat ik ook aanspreekbaar ben op wat er staat.

De negen artikelen die ik voor deze site schreef

Elk artikel gaat over een vraag die ik in gesprekken met makers terug hoorde komen. Ze zijn los te lezen en verwijzen naar elkaar waar dat helpt.

• Praktische gids Hoe zet je een batchnummering op die je makerij jarenlang blijft dragen?
• Stappenplan Wat doe je als een afnemer belt en je een partij moet terughalen?
• Vergelijking Kun je je batchregistratie in Excel blijven doen of heb je software nodig?
• Veelgemaakte fouten Welke fouten in je partijregistratie komen het vaakst voor en hoe voorkom je ze?
• Wetgeving en regels Wanneer volstaat een hygienecode en welke registratie verwacht de NVWA dan van je makerij?
• Checklist Waar moet je op letten als je het etiket van een nieuwe batch controleert?
• Kosten en budget Hoeveel kost traceerbaarheid een kleine makerij per jaar aan tijd en geld?
• Praktijkvoorbeeld Hoe bouwt een kleine brouwerij een batchdossier van moutpartij tot kroonkurk op?
• Trends en ontwikkelingen Klopt het dat afnemers en de NVWA steeds meer van je traceerbaarheid vragen?

De volledige kennisbank staat op de overzichtspagina met alle artikelen.

Iets vragen, iets aanvullen of iets rechtzetten

Klopt er iets niet in een artikel, of mis je een situatie die in jouw makerij wel speelt? Laat het weten. Ik lees en beantwoord mijn post zelf, en aanvullingen uit de praktijk zijn precies wat deze stukken beter maakt. Mailen kan naar jimenezjulien42@gmail.com, of gebruik het contactformulier op de homepage. Binnen twee werkdagen krijg je antwoord.