Wanneer volstaat een hygienecode en welke registratie verwacht de NVWA dan van je makerij?

Veel ambachtelijke makers weten dat ze iets met HACCP moeten, maar niet waar hun verplichting precies begint en ophoudt. De wet laat kleine bedrijven bewust ruimte, en juist die ruimte maakt het onduidelijk. Deze uitleg zet op een rij wat de voedselwetgeving van je vraagt, wanneer een goedgekeurde hygienecode volstaat en welke registratie je dan wel echt op orde moet hebben.

Wat de voedselwetgeving van een kleine maker verlangt

De basis staat in EU-verordening 852/2004. Die verplicht bedrijven die met levensmiddelen werken om te werken volgens de HACCP-principes: je brengt in kaart waar in je proces gevaren kunnen ontstaan, je bepaalt welke daarvan kritisch zijn, je stelt grenswaarden vast, je bewaakt die, je grijpt in als het misgaat en je legt vast dat je dat gedaan hebt.

Voor een fabriek is dat een omvangrijk document. Voor een makerij met twee mensen en drie recepten zou het onwerkbaar zijn, en daarom voorziet dezelfde verordening in een verlichting: kleine bedrijven mogen in plaats van een eigen HACCP-plan een goedgekeurde hygienecode gebruiken. De Hygienecode voor de Horeca is daar het bekendste voorbeeld van, maar er bestaan er meer, per branche.

Een hygienecode is geen vrijstelling. Het is een uitgewerkt plan dat een branche voor jou heeft opgesteld, met vaste werkwijzen en vaste registraties. Je verplichting verschuift daarmee van zelf bedenken naar netjes volgen en aantoonbaar bijhouden.

Het verschil tussen een eigen plan en een code

Met een eigen HACCP-plan bepaal je zelf welke stappen kritisch zijn en welke grenzen je hanteert. Dat geeft vrijheid, maar je moet je keuzes kunnen onderbouwen. Met een hygienecode neem je de keuzes van de branche over. Dat scheelt werk en discussie, maar je moet je proces dan wel binnen de code laten passen.

Wijk je op een wezenlijk punt af, bijvoorbeeld omdat je rauwmelks werkt, met wilde gisting of met een rijping die de code niet kent, dan dek je die afwijking niet met de code af. Voor dat deel bouw je een eigen onderbouwing, met eigen grenswaarden en eigen registraties.

Wanneer een hygienecode volstaat

Voor de meeste ambachtelijke makers is het antwoord bevestigend, mits aan drie voorwaarden is voldaan. De code moet zijn goedgekeurd en actueel zijn, hij moet daadwerkelijk over jouw type productie gaan, en je moet hem toepassen zoals hij is bedoeld en niet alleen in de kast hebben staan.

Die laatste voorwaarde is waar het in de praktijk misgaat. Een code in de kast is geen voedselveiligheidssysteem. Wat je aantoonbaar maakt, zijn je registraties: de temperaturen die je hebt afgetekend, de reiniging die je hebt uitgevoerd, de leveringen die je hebt gecontroleerd en de partijen die je hebt vastgelegd.

Wat een code niet voor je regelt

Een hygienecode gaat over hygiene en beheersing van gevaren. Hij regelt niet je etikettering, niet je allergeneninformatie richting de consument en niet je partijadministratie op de manier die je bij een probleem nodig hebt. Voor een brouwer komt daar de Alcoholwet bij, die sinds 1 juli 2021 zo heet en die het verstrekken van alcohol aan personen onder de 18 jaar verbiedt. Die stukken staan naast elkaar en je hebt ze alle drie nodig.

Welke registratie de NVWA in de praktijk wil zien

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit houdt toezicht. Wat een inspecteur wil, laat zich meestal terugbrengen tot één opdracht: laat zien dat je weet wat je hebt gemaakt, waarvan, en waar het heen is gegaan. Alles wat je bewaart, is er om die vraag te kunnen beantwoorden.

Een stap terug en een stap vooruit

De kern van traceerbaarheid is dat je van elke partij weet van wie je hem hebt gekregen en aan wie je het eindproduct hebt geleverd. Terug, naar je leverancier en zijn partijnummer. Vooruit, naar de afnemer en de hoeveelheid die daarheen ging. Voor je eigen winkel of een marktkraam geldt dat je de aantallen kent, ook al ken je de kopers niet.

Het klinkt eenvoudig, maar de meeste makerijen struikelen over de koppeling in het midden: welke grondstofpartij zat in welke productiebatch. Zonder die schakel heb je twee losse lijsten en geen keten.

De registraties die er in elk geval bij horen

• Ontvangst van grondstoffen, per partij, met het nummer van de leverancier en de datum.
• De productiebatch zelf: datum, hoeveelheid, gebruikte grondstofpartijen en de verantwoordelijke medewerker.
• De beheersmaatregelen uit je code of plan: temperaturen, tijden, controles bij ontvangst, reinigingsrondes.
• Wat er per batch op het etiket is gezet, inclusief de houdbaarheidsdatum en de allergeneninformatie.
• De uitgaande leveringen, met batchcode, afnemer en aantal.
• Afwijkingen en klachten, met wat je hebt gedaan en waarom.

Allergenen zijn een apart hoofdstuk

Allergeneninformatie is geregeld in EU-verordening 1169/2011, met veertien aangewezen allergenen. Ook voor onverpakte levensmiddelen moet die informatie beschikbaar zijn. Mondeling verstrekken mag, op voorwaarde dat de informatie schriftelijk is vastgelegd en duidelijk is waar de klant die kan opvragen.

Voor een makerij betekent dit dat de allergenen niet aan een recept hangen maar aan een partij. Verandert je leverancier van receptuur, of koop je een keer bij een ander in, dan verandert het risico op sporen mee. Leg allergenen daarom vast op het niveau van de grondstofpartij en reken van daaruit door naar het etiket. De controlepunten daarbij staan in de checklist voor het etiket van een nieuwe batch.

Waar de code ophoudt en je eigen keuze begint

De wet schrijft nergens voor in welke vorm je registreert. Een schrift mag, een ordner mag, een spreadsheet mag en software mag. De eis zit in de inhoud en in de vindbaarheid, niet in de techniek.

Dat betekent dat de vraag niet is wat wettelijk verplicht is, maar hoe snel je met jouw manier van werken een antwoord op tafel krijgt. Bij een inspectiebezoek heb je de tijd. Bij een verdachte partij niet.

Onderdeel	Wat de regel vraagt	Wat jij zelf bepaalt
Voedselveiligheidsplan	HACCP-principes of een goedgekeurde hygienecode	Welke code, en hoe je afwijkende stappen onderbouwt
Traceerbaarheid	Herkomst en bestemming van elke partij aantoonbaar	De opzet van je codes en de vorm van je registratie
Allergenen	De veertien aangewezen allergenen, ook onverpakt	Of je per recept of per grondstofpartij vastlegt
Bewaren	Zeven jaar voor je administratie	Papier, digitaal of allebei, en waar je het bewaart

Hoe lang je alles bewaart

Voor je administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Dat is een fiscale termijn, maar hij werkt in je voordeel: een partijdossier dat zeven jaar terugreikt, is ook je enige bewijs achteraf dat je destijds wist wat erin zat.

Bewaar daarom niet alleen de cijfers maar ook de context: de pakbon, de specificatie van de leverancier en een afbeelding van het etiket zoals het werkelijk is gedrukt. Verwerk je persoonsgegevens van afnemers, dan geldt daarnaast de AVG, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Bewaar dus wat je nodig hebt, niet meer.

Voorbereid zijn op een controlebezoek

Een inspecteur die binnenkomt, stelt bijna altijd dezelfde reeks vragen. Wie is verantwoordelijk, welk plan volg je, laat een recente registratie zien, en kies dan zelf een product uit het schap en trek de keten na.

Oefen die laatste vraag een keer op een rustige dag. Pak een verpakking, lees de code en probeer binnen een kwartier de grondstofpartijen, de productiedatum, het aantal eenheden en de afnemers boven tafel te krijgen. Lukt dat, dan is je systeem in orde, ongeacht of het op papier of op een scherm staat. Lukt het niet, dan weet je waar het schuurt. De volledige oefening staat uitgewerkt in het stappenplan voor het terughalen van een partij.

Wat het kost om dit op orde te houden

De registratie zelf kost weinig, het terugzoeken kost veel. Wie een uur per week kwijt is aan het bijhouden en een dag aan het beantwoorden van één vraag, betaalt in tijd wat hij op software bespaart. Die afweging, met de posten op een rij, staat in het overzicht van wat traceerbaarheid een kleine makerij per jaar kost.

Conclusie: de code geeft je het plan, jouw partijboek geeft het bewijs

Een goedgekeurde hygienecode volstaat voor de meeste ambachtelijke makers en scheelt een hoop denkwerk. Wat hij niet levert, is het bewijs dat je hem hebt gevolgd en de keten die van grondstofpartij naar afnemer loopt. Dat blijft jouw werk, en het is precies het deel waar een controle of een klacht op aankomt.

Met de partijregistratie van Batchboek leg je die keten vast op het moment dat je toch al in de makerij staat, met allergenen op partijniveau en een zoekfunctie die in twee richtingen werkt. Wil je weten of jouw registratie aansluit op de code die je volgt, dan denkt Jimenez Julien graag mee. Stuur je situatie via het contactformulier en je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.